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GDI ERP für den Werkzeug- und Schraubenhandel

Mit der Branchenlösung werden branchentypische Abläufe unterstützt

GDI-BusinessLine im Werkzeughandel.

Aus einer anfangs geplanten einfachen Anpassung entwickelte sich eine Branchenlösung für den Werkzeug- und Schraubenhandel mit auftragsbezogenem Bestellwesen, Preispflege über Katalogimport, Auftragskommissionierung, Bestellschnittstellen etc. 

Vertriebsunterstützung

Die GDI-BusinessLine zeichnet sich unter anderem damit aus, dass sie extrem anpassbar ist. Hier die Kundenmaske aus Sicht des Vertriebs. Vertriebsmitarbeiter im Innen- und Außendienst bekommen statt der Stammdaten eine für ihre Anforderungen designte Maske angezeigt. 

Auftragserfassung mit Kommissionierung

Nach Anforderungen der Anwender wurde eine Auftragskommissionierung umgesetzt, die wahlweise direkt aus einem einzelnen Auftrag, beim oder nach dem Wareneingang Ware komissioniert.  

Lager und Einkauf

Bestellungen können wahlweise auftragsbezogen (Direkt aus dem Auftrag) oder zum Auffüllen des Lagers durch einen Bestellvorschlag erfolgen. Für verschiedene LIeferanten wurden Bestellschnittstellen umgesetzt. 

Rechnungen legen und versenden

Der Rechnungsassistent organisiert die Übernahme der Lieferscheine in Rechnungen nach vordefinierten Regeln. Über eine Sammeldruckfunktion werden die Rechnung ausgegeben. Dabei erkennt das System, welche Kunden ihre Rechnungen per E-Mail oder als Brief bekommen möchten.

Zusätzlich zu den GDI Standards sind u.a. die folgenden Erweiterungen enthalten:

Funktionen im Überblick

Auszug der zusätzlichen Funktionen.

  • Auftragskommissionierung mit Mehrlagerverwaltung (Filialen)
  • optional Versandarbeitsplatz mit z.B. GLS,DPD - Schnittstellen
  • automatische Frachtkostenberechnung bei Unterschreitung Mindestbestellwert in Abhängigkeit der Versandart
  • auftragsbezogene Bestellung
  • erweitertes Bestellwesen mit Ampelfarben (Mindestbestellwert, Frachtfreigrenze)
  • Bestellschnittstellen (inkl. EDE, Optional STIHL, NEXMART, REYHER hier in Vorbereitung elektronische Verarbeitung von Lieferscheinen und Rechnungen)
  • branchentypische Erweiterungen im Wareneingang (Bestellwege über Schnittstellen, Wareneingangskontrolle, Rechnungsfreigabe)
  • RMA (Rücksendenummer oder RMA-Nummer für Warenrücksendungen)
  • Rechnungsassistent
  • Standardformularsatz für den Belegausdruck (zweisprachig deutsch, englisch)
  • Komponenten zur Vertriebssteuerung; AD Mitarbeiter u.a. mit Filterfunktion zur Anzeige nur der eigenen Kundenadressen, Belege und Umsätze, spezielle Auswertungen wie Tagesstatistik, Provisionsübersicht etc
  • erweiterte Provisionsabrechnung
  • Kundenkartenverwaltung
  • Kundenstammblatt
  • Newsletterversand nach vorhergehender Adressselektion
  • Reparaturabwicklung
  • erweiterte Stammdatenverwaltung
  • Verwaltung zweier Teuerungszuschläge pro Artikel
  • Datentool z.B. zum Import von Artikel- und Preiskatalogen, der Pflege der EAN Codes und der saisonalen Optimierung der Bestellinformationen zur Ansteuerung des Bestellwesens
  • Lagerortverwaltung (1 Lagerort pro Lager) mit Etikettendruck;
  • Modul zur Bestandserfassung im laufenden Geschäft
  • Modul zur Inventurbewertung via Excel
  • Umfangreiche Listensammlung
  • zeitgesteuerte Prüfroutinen und -listen(Prüfung Sperrung Auslaufartikel ohne Bestand mit Nachfolgeartikel, Artikel mit Negativbeständen etc.)
  • optionale BMECat Schnittstelle für Kundenportal (SAP)
  • Druck von Preis- und Lageretiketten für selektierte Artikel mit Beachtung des Etikettenwechsels
  • Erweitertes Rechtesystem bis auf Feldebene
  • Weiterentwicklung mit laufenden Updates

Hinterlegung von Datenblätter und Verlinkung mit Artikeln.

Beim Versenden eines Angebotes per E-Mail können die entsprechenden Datenblätter als Anlagen mit versendet werden. 

Datenlätter können importiert werden. 

  • gefilterte Anzeige der Belege für den Außendienst. Dem AD werden die Daten seiner Kunden angezeigt.
  • Zugriffsrechtesystem bis auf Feldebene
  • Pflichtfelder müssen gefüllt werden
  • die Berechung von bis zu zwei Teuerungszuschlägen pro Artikel, wahlweise absolut oder relativ
  • die Berechnung Bestprice. Ist der Aktionspreis günstiger als der rabattierte Listenpreis?
  • die Anzeige der Preishistorie in der Belegerfassung
  • Statusanzeige für Angebote
  • Wiedervorlage für Angebote
  • Auslagerung der Belegpositionen z.B. nach Excel
  • Aufruf des Etikettendruckassistenten aus dem Beleg um z.B. Kunden-Artikel-Etiketten zu drucken

Die Ausgabe der Formulare erfolgt wahlweise als Bildschirmanzeige, Ausdruck auf dem Drucker oder Email mit einer PDF Anlage. Im Lieferumfang enthalten ist ein zweisprachiger Formularsatz (deutsch/englisch).

Für die Angebotsverfolgung werden alle aktiven Angebote ab einem voreingestellten Datum mit Detail- und Informationen zur Nachverfolgung aufgelistet.

Außendienstmitarbeiter sehen nur ihre Angebote.

In der Auftragsübersicht sehen Sie den Status der Aufträge der letzten 6 Monate (Zeitraum einstellbar).  

Die in der Auftragserfassung per Mausklick gestartete Maske für die auftragsbezogene Bestellung stellt für jeden in den Belegpositionen hinterlegten Lieferanten die entsprechenden Auftragspositionen tabellarisch dar. Zu den einzelnen Lieferanten werden die wichtigsten Eckdaten für das Bestellwesen angezeigt.

Es können sowohl Lieferungen an das eigene Lager wie auch Direktlieferungen an den Kunden ausgelöst werden.

Idealweise erfolgt die Versendung der der Bestelldaten elktronisch über eine unserer XML Schnittstellen.

Für die Abwicklung der Aufträge müssen die am Lager verfügbaren Artikel den Aufträgen zugeordnet werden. Da nicht für alle Aufträge sichergestellt werden kann, dass die Artikel zu 100% verfügbar sind, müssen die am Lager befindlichen Artikel kommissioniert werden.

Die Auftragskommissionierung kann wahlweise für einzelne Aufträge manuell oder automatisch über alle Aufträge erfolgen. Bei der automatischen Auftragskommissionierung werden die Aufträge nach ihrem Alter abgearbeitet. Die Kommissionsscheine werden gedruckt. Bei der manuellen Auftragskommssionierung können einzelne Aufträge bevorzugt werden und gegebenenfalls Korrekturen durchgeführt werden.

Beim Kommissionieren werden die Artikel aus dem Warenlager (den Warenlägern) ab- und dem Kommissionslager zugebucht. Für jeden Auftrag wird ein Kommissionierungsschein als Arbeitsanweisung für den Mitarbeiter gedruckt.

Die erfolgreiche Kommissionierung wird dem System gemeldet. Dabei wird die Nummer des Kommissionsscheins und der Lagerort, an dem die Ware im Kommissionslager eingelagert wurde, in den kommissionierten Auftragspositionen zurückgeschrieben.

Die Ware wird mit einem Lieferschein aus dem Kommissionslager entnommen. Da ein Lieferschein aus mehreren kommissionierten Teilaufträgen bestehen kann, wird der Ort der Einlagerung im Kommissionslager mit ausgegeben.

Optional ist ein erweitertes Bestellmodul erhältlich.

Die Auftragskommissionierung kann wahlweise halbautomatisch und für einen ausgewählten Auftrag erfolgen. Damit ist es möglich, bestimmte Aufträge vorrangig zu bedienen.

Beim Kommissionieren aus dem Wareneingang können auch auftagsbezogen bestellte Dummy-Artikel kommissioniert werden.

Der Reparaturauftrag als Variante des Auftrages enthält zusätzliche Informationen für Reparaturannahme.

  • Reparaturaufträge werden in der Auftragsrückstandsliste mit aufgeführt.
  • Übersicht über den Status des Reparaturauftrages per Mausklick.
  • Anzeige der Belege des gesamten Vorganges

Vorschlag zur Auffüllung des Lagers unter Berücksichtigung von Mindest- und Limitbestand, laufender Bestellungen und Aufträge. Berücksichtung von Mindesbestellwert und Frachtfreigrenze.  

Die Bestellübersicht listet alle Bestellungen der Lieferanten im Zeitraum der 12 Monate mit dem Status Ihrer Bearbeitung auf.

Zur Optimierung des Wareneinkaufes bieten wir Bestellschnittstellen. Realisiert sind Bestellschnittstellen zu:

  • Atlas Schufabrik GmbH & Co.KG
  • E/D/E Einkaufsbüro Deutscher Eisenhändler GmbH
  • nexmart
  • plus 6
  • REYHER
  • STIHL
  • Soennecken eG

Übersicht der Schnittstellen

Das Versandmodul ermöglicht Versandvorgänge schnell und unabhängig vom Versender (DHL,DPD,GLS,UPS) in der GDI-BusinessLine zu erfassen. Jeder Versanddienstleister bietet Software oder Webportale an, über die Versandaufträge abgewickelt werden können. In der Regel stellen die Versender diverse Schnittstellentechnologien für den Import von Versandaufträgen zur Verfügung.

Vorteile:

  • Die eingesetzten Masken sind GDI-Masken.
  • Das Modul basiert auf die Standardlogik der GDI.
  • Das Modul ist für Versandarbeitsplätze (Schnellerfassung von Vorgängen) ausgelegt.
  • Das Modul kann in die GDI-Verkaufsmaske integriert werden.
  • Die Leistungen (Normalpaket, Express usw.) der Versender können in der GDI strukturiert erfasst werden.
  • Abläufe werden durch BASIC-Scripte (interne Programmierschnittstelle) gesteuert. Dadurch ist man prinzipiell unabhängig vom Versender. Es können theoretisch alle Versender, die über entsprechende Schnittstellentechnologien verfügen, eingebunden werden.
  • Den Druck der Versandetiketten übernimmt die Software der jeweiligen Versender.
  • Pro Versandvorgang sind mehrere Belege möglich.
  • Pro Versandvorgang sind mehrere Pakete (maximal 9) möglich.
  • Eingabe vom Gewicht und Paketgröße (Höhe x Breite x Länge)
  • Die Anbindung einer Waage ist möglich (auf Anfrage und hardwareabhängig)

Schnittstellen zu Versendern

Bisher wurden die Versender GLS, UPS, DPD, DHL in das Versandmodul eingebunden. Die Scripte für Versandarten und Leistungen werden durch das AGEO-Systemhaus entwickelt und integriert.

Versender

Software

DPD

DPD-DeliSprint

UPS

UPS-Worldship

DHL

DHL-Webclient (DHL-Portal)

GLS

GLS-Gepard

Der Rechnungsassistent kann sowohl im Dialog als auch zeitgesteuert im Hintergrund eingesetzt werden. Entsprechend der hinterlegten Regeln werden Lieferscheine als Einzelrechnungen (wie. z.B. Mietrechnungen oder Reparaturrechnungen) oder als Sammelrechnungen (z.B. gruppiert durch Bauvorhaben oder Kommissionen) übernommen und ausgedruckt.

Zusammenstellung der zu versendenen Rechnung. Nach Kundenwusch erfolgt der Versand der Rechnung wahlweise als Ausdruck oder E-Mail mit PDF Anlage. Beim Versand mit E-Mail können Anlagen beigelegt werden.  

Der Etikettendruck wurde in einer Maske zusammengefasst. In dieser können die Artikel für den Ausdruck zusammengestellt werden. Wird die Maske für den Etikettendruck aus einem Beleg aufgerufen, werden die Artikel des Beleges mit übergeben. Es können neben den mitgelieferten Formularen für den Druck auch eigene Formulare für den Etikettendruck designt werden.

Anwendungsbeispiele:

  • Ausdruck der Lageretiketten für einen bestimmten Bereich des Lagers eingegrenzt durch den Lagerort
  • Ausdruck der Preisetiketten für alle Artikel mit Bestand nach einem Preisupdate
  • Ausdruck der Preisetiketten für alle Artikel mit aktuellen Wareneingang
  • Ausdruck der Lageretiketten auf einem frei designten Etikettenformular für einen Kunden aus dem Lieferschein mit Kundenlogo

Für das Zählen der Bestände für die Inventur gibt es mehrere Möglichkeiten. Wir bieten Ihnen einen Assistenten, der es ermöglicht im laufenden Geschäft die Bestände auch mehrfach unterjährig zu Zählen. Hat der Bediener die entsprechenden Rechte können während der Zählung auch Lagerorte, Mindest- und Limitbestände korrigiert werden.

Als Artikel wird die Eingabe eine EAN Nummer, einer Herstellerartikelnummer oder einer Artikelnummer erwartet. Kann der Artikel nicht eindeutig indentifiziert werden, erfolgt die Artikelzuirdnung über einen Auswahldialog. Ist der Lagerort innerhalb der vereinbarten Werte für die Zählung, werden die Daten des Artikels eingeblendet und es erfolgt die Abfrage der gezählten Menge. Abgeprüft wird u.a. ob es am Tag der Zählung einen Wareneingang gibt und ob im Rahmen der Zählung der Artikel bereits erfasst wurde.

Nicht gezählte Artikel mit einem Bestand im System werden in einer Liste ausgeben. Nach der Kontrolle dieser Artikel können die Zähllisten und die Abweichungslisten gedruckt werden.

Zur Vereinfachung der Inventurbewertung werden die Daten der aktuellen Inventurtabelle erweitert um Informationen zur letzten Inventur und dem letzten Einkauf, sowie den in den Artikelstammdaten hinterlegter Feldern zur Kennzeichnung als Altartikel, dem Inventurbewertungsfaktor und der Inventurklasse, in eine CSV für die Bearbeitung in Excel ausgelagert.

Die Bewertung der Artikel erfolgt durch den Bewertungsfaktor. Dieser wird im Bedarfsfall auf einen Wert < 1 gesetzt. Die bewerteten Einzelpreise, Inventurklassen, Inventurbewertungsfaktoren sowie die Kennzeichnung als Altartikel werden in die Inventurtabelle zurück gelesen. Die Begründung für die Abwertung wird in der Excel Tabelle hinterlegt und dient der Dokumentation für das Finanzamt.

Artikel- und Preispflege über einen CSV - Import. Die von der Industrie zur Verfügung gestellten Katalogdaten werden dazu in Excel in eine vorgebene Struktur gebracht und dann als CSV Datei abgespeichert und importiert.

Für den E/D/E mit Konvertierung in die CSV Importdatei.   

Einem Kunden können beliebig viele Konsilager zugeordnet werden. Die Daten der aktiven Konsilager werden in einer Übersicht angezeigt. Die Auffüllung des Lagers kann über Direktlieferung über das eigene Stammlager organisiert werden. 

Zusammenstellung der verkauften Geräte die zu Prüfung anstehen. Wiedervorlage der Rechnungen für erfolgte Prüfungen. Planung der Prüfungen.

Client / PC / Notebook

  • MS Windows 8.1 / 10 | 32 / 64 Bit *
  • aktueller Mehrkernprozessor
  • Empfohlener Arbeitsspeicher: 8 GB
  • Empfohlene Grafikauflösung von 1920 x 1080, mind. 16 Bit Farbtiefe
  • Freier Festplattenspeicher min. 1 GB (je nach Anzahl Personalnr. / Mandanten)
  • SSD-Festplatte wird empfohlen

Folgende Programmversionen sind für Windows 10 freigegeben:

Business-Line – ab 3.6.1.1513
Finanzbuchhaltung – ab 6.12.6.29
Lohn & Gehalt – ab 8.13.9.328 mit Meldecenter 3.0.0.35
Personalzeit – ab 4.0.2.830
Anlagenbuchhaltung – ab 4.10.0.241
Kostenrechnung – ab 3.7.0.7

Bitte beachten Sie:
Die Freigabe gilt nicht für ältere GDI-Programmversionen als die oben genannten!

Die GDI Produktreihe ist auch mit Virtualisierungssoftware wie z.B. VirtualBox oder VMware ESX bedingt lauffähig.

Aufgrund von Performance-Einbußen mit Virtualisierungssoftware empfehlen wir aber den Einsatz eines dedizierten Rechners.

Generell ist eine hohe Taktrate der einzelnen Kerne und ein großer schneller Cache wichtiger als viele Kerne mit einer niedrigen Taktrate.

* Das auf EDI basierende Clearing für Österreich wird unter den 64 Bit-Windows-Versionen nicht mehr unterstützt. Überweisungen können mit dem SEPA-Clearing vorgenommen werden.

Serversysteme

  • MS Windows Server 2012 / 2012 R2 / 2016 / 2019 | 32 / 64 Bit
  • aktueller Mehrkernprozessor
  • Empfohlener Arbeitsspeicher: 8 GB
  • Freier Festplattenspeicher min. 1 GB (je nach Anzahl Personalnr. / Mandanten)
  • SSD-Festplatte wird empfohlen
  • TCP/IP

Firebird 64-Bit
Bei bestimmten Konstellationen mit mehreren GDI Programmen kann es unter Umständen zu Abstürzen des 64-Bit Firebird Servers kommen. Sollten solche Probleme auftreten, raten wir zur 32-Bit Server Installation. Das Setup dazu finden Sie im GDI Programmverzeichnis als „Firebird2_Setup.exe“.

Firebird 2.5.5 - keine Umlaute in Server/Rechner-Namen verwenden
Die Firebird-Version 2.5.5 kann keine Umlaute im Namen des Rechners oder Servers, auf dem die Datenbank installiert ist, verarbeiten.

Das betrifft sowohl die  Neu-Installation als auch eine Voll-Installationen beim Update eines GDI-Produkts.

Die Folge ist, dass auf einem Rechner mit Umlauten im Namen, ein GDI-Produkt nicht mehr gestartet werden kann oder die Anmeldung nicht funktioniert. Eine Fehlermeldung zur Server-Verbindung ist in manchen Konstellationen zu sehen.

Prüfen Sie vor einer Installation von Firebird 2.5.5 also bitte den Namen des Servers/Rechners, auf dem Firebird installiert ist/wird und passen diesen gegebenenfalls an. Statt dem Rechnernamen kann auch die IP-Adresseverwendet werden.
Gerne beantworten wir Ihre Fragen oder vermitteln Ihnen einen qualifizierten GDI-Fachhandelspartner.

 Für weitere Informationen besuchen Sie die Onlinepräsenz des Herstellers - GDI Software GmbH

 

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